คู่มือสำหรับเจ้าของหอพัก อพาร์ตเมนต์ และห้องเช่า

วิธีจดมิเตอร์น้ำไฟและออกบิลหอพักแบบตรวจย้อนกลับได้

เป้าหมายไม่ใช่เพียงได้ยอดรวม แต่ต้องรู้ว่าเลขเริ่มต้น เลขสิ้นงวด หน่วยที่ใช้ อัตรา และการรับชำระแต่ละครั้งมาจากไหน เพื่อกลับมาตรวจเมื่อมีคำถามได้

1. ล็อกรอบบิลและข้อมูลห้องก่อนเดินจด

กำหนดเดือนหรือช่วงวันที่ของรอบ ตรวจห้องที่มีผู้เช่าอยู่จริง และตรวจอัตราค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ และรายการประจำก่อนเริ่ม อย่าเปลี่ยนอัตราระหว่างทางโดยไม่บันทึกข้อตกลง เพราะบิลในรอบเดียวกันควรใช้กติกาที่ชัดเจน

• เลขห้องและผู้เช่าปัจจุบันตรงกับการเข้าพักจริง
• เลขมิเตอร์ครั้งก่อนมาจากรอบที่ปิดแล้ว
• หน่วยและอัตราต่อหน่วยถูกต้อง
• ค่าน้ำแบบเหมาจ่ายแยกจากค่าน้ำตามมิเตอร์อย่างชัดเจน
• รายการประจำ เช่น อินเทอร์เน็ตหรือที่จอดรถ มีชื่อและจำนวนเงินตรวจได้

2. จดเลขครั้งนี้พร้อมบริบท

จดมิเตอร์ทีละห้องโดยดูเลขครั้งก่อนข้างกัน หากต้องเก็บภาพ ให้ถ่ายจนเห็นตัวเลขและหมายเลขมิเตอร์ชัดเจน แล้วตรวจเลขที่กรอกก่อนเปลี่ยนห้อง รูปเป็นหลักฐานประกอบ ไม่ควรใช้แทนการยืนยันตัวเลขของผู้ใช้

ถ้าเลขครั้งนี้ต่ำกว่าเลขครั้งก่อน อย่าฝืนให้เป็นศูนย์หรือจำนวนบวกโดยอัตโนมัติ ตรวจว่ามีการเปลี่ยนมิเตอร์ มิเตอร์วนรอบ หรือกรอกสลับหลัก แล้วบันทึกเหตุการณ์ที่ตรงกับของจริง

3. คำนวณค่าน้ำและค่าไฟตามกติกาของหอ

ค่าน้ำบางแห่งเป็นเหมาจ่าย ไม่ได้คำนวณจากหน่วย จึงต้องเลือกวิธีเดียวกับข้อตกลงของห้อง ห้ามแปลงหน่วยน้ำหนักเป็นปริมาตรหรือเดาอัตราโดยไม่มีข้อมูลรองรับ

4. ตรวจความผิดปกติก่อนออกบิล

เปรียบเทียบหน่วยกับรอบก่อนและดูห้องที่สูงหรือต่ำผิดสังเกต ตรวจเลขซ้ำจากมิเตอร์หรือรูปก่อนยืนยัน โดยเฉพาะเลขที่ต่ำกว่าครั้งก่อน เลขกระโดดสูง หรือห้องที่ไม่มีผู้เช่าแต่มีการใช้หน่วย

5. รวมยอดในบิลอย่างอ่านได้

บิลควรแสดงเลขครั้งก่อน เลขครั้งนี้ หน่วย อัตรา และยอดของแต่ละรายการแยกกัน เพื่อให้ทั้งเจ้าของหอและผู้เช่าตรวจที่มาได้ ก่อนแชร์ภาพ PDF หรือพิมพ์ ให้เปิดดูเอกสารสุดท้ายอีกครั้ง

6. บันทึกรับชำระโดยไม่ลบยอดค้าง

เมื่อลูกค้าชำระเต็มจำนวนหรือบางส่วน ให้บันทึกยอดและวันที่ตามจริง ยอดคงเหลือควรเกิดจากบิลเดิมลบด้วยรายการรับชำระ ไม่ใช่การแก้ยอดบิลย้อนหลังเพื่อให้ดูว่าจ่ายครบ

7. สำรองหลังปิดงานสำคัญ

หลังออกบิลหรือบันทึกรับชำระครบ ควรส่งออกไฟล์ .hordee ไปยังพื้นที่ภายนอกที่ควบคุมได้ ไฟล์สำรองของ RoomBillDee รวมฐานข้อมูลและรูปที่แอปเป็นเจ้าของ แต่ไม่ได้เข้ารหัส จึงต้องเก็บในพื้นที่ส่วนตัว